Aufbau und Abbau koordinieren: damit nicht alle gleichzeitig vor der Zufahrt stehen

1. Aufbau, Öffnung und Abbau als eigene Phasen planen

Legen Sie zuerst fest, wann die Fläche übernommen wird, wann der Aufbau abgeschlossen sein muss und ab wann Besucher eingelassen werden. In Platzverteiler liegen Aufbautage vor den Öffnungstagen und überschneiden sich nicht mit Abbautagen. Für Ihren tatsächlichen Betrieb brauchen Sie zusätzlich konkrete Uhrzeiten und verantwortete Übergaben. Der letzte Liefertermin ist nicht automatisch der Zeitpunkt, zu dem die Veranstaltung öffnen kann.

Planen Sie nach dem Veranstaltungsende eine geordnete Übergabe an den Abbau. Das Ende des Programms bedeutet nicht, dass alle Besucher die Fläche bereits verlassen haben. Wer die Freigabe für Fahrzeuge erteilt und wie diese kommuniziert wird, gehört in den abgestimmten Ablauf. Vorgaben der zuständigen Stellen und die Gefährdungsbeurteilung sind dabei maßgeblich.

2. Die Reihenfolge aus tatsächlichen Abhängigkeiten ableiten

Fragen Sie für jede größere Arbeit, was vorher erledigt sein muss. Eine Standreihe kann zum Beispiel eine spätere Anlieferung erschweren; ein technischer Aufbau kann eine Prüfung benötigen, bevor der nächste Bereich eingerichtet wird. Diese Abhängigkeiten erkennen Sie beim gemeinsamen Durchgehen von Karte, Fahrzeugbedarf und Arbeitsablauf besser als in einer bloßen Liste von Ankunftszeiten.

Markieren Sie außerdem Tätigkeiten, die nicht gleichzeitig am selben Ort stattfinden sollen. Die benötigte Trennung wird aus dem konkreten Einsatz ermittelt, nicht aus einer pauschalen Zeitregel. Die DGUV Information 215-310 bietet hierfür weiterführende Hinweise zur Organisation von Veranstaltungen. Dieser Artikel beschreibt die organisatorische Vorbereitung und ersetzt die fachliche Planung vor Ort nicht.

3. Jedes Lieferfenster mit einem Ort und Auftrag verbinden

Eine Zeit allein genügt nicht. Ein brauchbarer Eintrag benennt Betrieb, Fahrzeug, Zufahrt, Zielpunkt, Zeitfenster, erlaubten Vorgang und Kontakt. Unterscheiden Sie Ankunft außerhalb des Geländes vom tatsächlichen Einfahren. Muss ein Fahrzeug warten, braucht das Team dafür eine abgestimmte Lösung; ein improvisierter Wartebereich darf keine Zufahrt oder andere benötigte Fläche blockieren.

Fiktives Beispiel: Die Anlieferung einer Bühne wird erst bestätigt, nachdem deren Fahrzeugzugang und die vorher nötigen Arbeiten geklärt sind. Die benachbarte Standreihe erhält ein späteres Fenster. Verspätet sich die erste Lieferung, informiert die Logistikleitung die betroffenen Betriebe und entscheidet über die Reihenfolge. Ein verpasster Slot berechtigt niemanden dazu, ohne Rücksprache einzufahren.

• Zufahrt mit verständlichem Namen und passendem Kartenausschnitt benennen.
• Zielstand oder Abladepunkt eindeutig zuordnen.
• Kontakt und Vertretung für Verzögerungen angeben.
• Regeln für Entladen, Fahrzeugabstellung und Ausfahrt separat mitteilen.

4. Eine aktuelle Arbeitsfassung an alle Beteiligten geben

Versehen Sie Ablauf und Karte mit einem gemeinsamen Stand. Beschicker benötigen ihre Anfahrt und Zielposition; Dienstleister zusätzlich die für ihre Arbeit wichtigen Schnittstellen. Nicht jede Person braucht alle internen Kontaktdaten oder jeden Auftrag. Erstellen Sie daher zweckbezogene Auszüge und klären Sie, welche Fassung am Einsatztag gilt.

Gehen Sie die Unterlagen vorab mit einer Person durch, die den Platz nicht kennt. Kann sie zwischen Besucherzugang und Lieferzufahrt unterscheiden? Findet sie die Anmeldung und ihren Stand? Sind gezeichnete Sperren und eingeplante Wege mit dem tatsächlichen Ablauf vereinbar? Ein gut lesbarer Plan ist auch eine Verständlichkeitsprüfung der Organisation.

5. Abbau und Flächenrückgabe ausdrücklich abschließen

Beim Abbau verändern sich Wege und Zuständigkeiten erneut. Vereinbaren Sie, wann einzelne Bereiche abgefahren werden dürfen und welche Versorgung bis zu welchem Arbeitsschritt benötigt wird. Technische Trennungen und Freigaben übernehmen die dafür zuständigen Fachpersonen. Eine vermeintlich umgekehrte Aufbaureihenfolge passt nicht automatisch zu jedem Abbau.

Zum Abschluss gehören eine gemeinsame Sichtung der Fläche, dokumentierte offene Punkte und eine verantwortete Übergabe. Halten Sie Schäden oder fehlende Leistungen sachlich fest und klären Sie deren Bearbeitung. Übernehmen Sie beobachtete Engstellen als konkrete Verbesserung in die nächste Veranstaltung, statt nur „Aufbau lief hektisch“ zu notieren.

Checkliste für Ihr Team

• Phasen und verantwortete Übergaben festgelegt.
• Aufbautage von Öffnungs- und Abbautagen getrennt.
• Arbeitsabhängigkeiten mit den Beteiligten geprüft.
• Lieferfenster mit Zufahrt und Zielpunkt verbunden.
• Verfahren bei Verspätung und erreichbare Vertretung benannt.
• Aktuelle Karte und Ablauf mit gleichem Stand ausgegeben.
• Abbauzufahrt erst nach abgestimmter Freigabe vorgesehen.
• Flächenrückgabe und offene Punkte dokumentiert.

Häufige Fragen

Quellen und weiterführende Informationen

• DGUV Information 215-310: Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen, Ausgabe Mai 2025

Redaktion Platzverteiler · Mit KI-Unterstützung erstellt und redaktionell geprüft. Allgemeine Orientierung für die Planung; örtliche Anforderungen und individuelle Vereinbarungen prüfen die zuständigen Beteiligten.